Five Time Saving Tips mit dem Computer für Information Management

Jeder ist für mehr Zeit für die Dinge, die sie wollen und brauchen, um zu tun suchen. Ein Weg, o zu erreichen mehr Zeit, weniger Zeit auf Aufgaben, die besser und einfacher durchgeführt werden konnte mithilfe einer anderen Methode zu verbringen. Zum Beispiel mit Hilfe eines Computers mit Bedacht können erheblich reduzieren Zeit bei der Suche nach Informationen oder tut sich wiederholende Aufgaben. Fast jeder hat Zugriff auf einen Computer und die meisten Computer wird über eine oder mehrere zeitsparende Anwendungen verfügbar. Hier sind nur ein paar Ideen, wie der Computer Zeit zu sparen.

Ein. Verwenden Sie Tabellen, Listen zu machen, bauen Budgets und verfolgen mehrere Artikel.

Spreadsheets haben Funktionen eingebaut zu helfen, Mathematik erleichtern, ohne einen Taschenrechner. Wenn Datenbank-Funktionen auch verwendet werden, können die Informationen in der Tabelle gespeichert in mehrfacher Hinsicht betrachtet werden.

2. Verwenden Sie standardisierte Formulare und Checklisten für Arbeit und Planung, die sich wiederholende ist.

Das spart Zeit, weil einige der Gedanken wird aus dem Prozess genommen. Anstatt zu versuchen, alles, die Form oder Checkliste dient als eine Aufforderung für den notwendigen Informationen zu erinnern.

3. Verwenden Sie E-Mail statt des Telefons, um Zeit und erhöhen die Genauigkeit zu speichern.

Sagen, was benötigt wird oder geben Sie die Nachricht in einer E-Mail ist schneller als das Abnehmen des Telefonhörers und spielen phone tag oder Verlassen eines ungeplanten Voicemail. Es bietet auch die Möglichkeit, die Rechtschreibprüfung und überprüfen Sie den Text, bevor es gesendet wird, um Verwechslungen zu vermeiden.

4. Verwenden Sie ein Kontakt-Management-Datenbank für schnellen Nachschlagen der wichtigsten Informationen auf den Menschen.

Kontakt-Management-Datenbanken Adressbuch, Notizen, Erinnerung Fähigkeiten für die Führung mit Kunden, Lieferanten und andere wichtige Leute. Die meisten E-Mail oder Kalender-Tools haben einen eingebauten Mini-Kontakt-Datenbank namens ein Adressbuch, das Speichern von Namen und E-Mail-ID ermöglicht. Viele auch Telefonnummer, Firma, Titel und Bereiche, in denen weitere Daten eingegeben werden können. Mit einer Kontakt-Datenbank reduziert die benötigte Zeit, um E-Mails erstellen und verhindert Tippfehler.

5. Verwenden von Serienbriefen in einem Textverarbeitungsprogramm zu Zeit in der Entwicklung ähnlicher Kommunikation verkürzen.

Durch Erstellung von Serienbriefen Zeitaufwand Senden die gleiche Art von Briefen, Memos und E-Mails kann erheblich reduziert werden. Wenn die Anwendung über eine Zusammenführung Dienstprogramm, kann es auch in der Lage sein, um Namen und andere Daten in gedruckten Dokumenten mit einem Kontakt-Management-Datenbank oder Tabelle hinzuzufügen. Nutzen Sie auch die Grammatik und Rechtschreibprüfung für Nachrichten vor dem Kopieren / Einfügen in oder an eine E-Mail-Tool. Für E-Mails, wo ein Textverarbeitungsprogramm nicht verfügbar ist, speichern Sie die Standard-E-Mail im "Entwurf"-Ordner, dann ändern Sie einfach wichtige Informationen, bevor Sie senden.

Wenn es schwierig ist, herauszufinden, was eine Anwendung funktioniert, probieren Sie die "Hilfe"-Funktion, die normalerweise auf der oberen Menüleiste der Anwendung. Wenn Computer-Training ist notwendig, um sich wohl fühlen über die Verwendung der genannten Tools, dann investieren die Zeit sinnvoll, indem sie einen Kurs oder ein Buch lesen. Es kann einige Zeit dauern, aber beginnen, die computer-basierte Optionen für die Verwendung Zeit weise erkunden möchte, kann die beste Option für verbessertes Zeitmanagement in der Zukunft sein.

Das nächste Mal, bevor Suche nach Informationen überprüfen, dass Computer und sehen, welche dieser einige Ideen zur Verfügung. Dann finden Sie mehr Zeit, um die gewünschte und notwendige Dinge weniger Zeit für sich wiederholende Aufgaben, die besser und einfacher durchgeführt werden könnte mit dem Computer zu erreichen. Denken Sie daran, lassen Sie sich nicht verfügbare Zeit verloren werden, wenn es eine andere Methode zu versuchen....